La gestión de contratos es un proceso clave para la transformación digital del departamento legal, ya que permite establecer acuerdos claros y efectivos con proveedores, clientes y otros socios comerciales.
Con el auge de la implementación de herramientas digitales y la creciente complejidad de los negocios, las empresas están adoptando nuevas estrategias para optimizar la gestión de sus acuerdos.
En esta misma línea, se están identificando diversas tendencias que están transformando la forma en que se gestionan los contratos, desde la automatización de procesos hasta la utilización de herramientas digitales para mejorar la visibilidad y el control.
Debido a su relevancia, en los flujos de trabajo de los profesionales del derecho, en este contenido te explicamos las principales tendencias para la gestión de contratos.
¡Sigue leyendo y conoce más!
7 tendencias para la gestión de contratos para el 2023 y más allá
Como cualquier avance tecnológico en las industrias, las tendencias de gestión de contratos han venido a simplificar los flujos de trabajo, optimizar la productividad de los trabajadores y mejorar la rentabilidad de sus esfuerzos.
Pero, ¿cuáles son aquellas que lo hacen posible? En seguida lo explicamos en detalle.
1. Automatización de los flujos de trabajo
Las tecnologías para la gestión de contratos son una tecnología imprescindible para optimizar los procesos empresariales.
De hecho, según el World Commerce & Contracting, los CLM que aplican la Inteligencia Artificial (IA) promueven el uso un 98% más rápido y preciso de la información crítica de la organización.
Por su parte, en el estudio de Deloitte “Intelligent contract life cycle management”, vemos que este recurso es muy ventajoso en varios sentidos:
- Reducción de aproximadamente un 50% de recursos legales.
- Disminución de casi un 60% en costos con la implementación de tecnologías dedicadas.
- Mayor rapidez y precisión en los tiempos de entrega de contrato.
2. Simplificar la gestión de contratos desde el principio
Las tecnologías para la gestión de contratos automatizan procesos repetitivos, promoviendo que la admisión y la creación de contratos sean más fáciles al incorporar nuevos formularios personalizables.
Además, la integración con Outlook y Microsoft Teams hace que el proceso de gestión de contratos sea aún más eficiente.
Gracias a esto, las partes interesadas en la organización tendrán la posibilidad de autogestionar su flujo de trabajo gracias a la tecnología de automatización de contratos de HighQ.
Por otro lado, las plantillas automatizadas de Practical Law les permiten alinearse con confianza a las mejores prácticas del mercado.
3. Asignación y revisión de contratos de forma rápida y eficaz
El CLM no solo te dará certeza al momento de crear el contrato, este mismo hilo de seguridad se transmite en todas las etapas posteriores.
Al aplicar la tecnología end-to-end en la gestión de flujos de contratos, eliminarás los pasos manuales asociados a la asignación de trabajos contractuales con aprobaciones automatizadas.
Esta clase de funciones es clave para el ciclo de vida de los contratos, porque permite:
- Revisar y editar acuerdos fácilmente con la integración de Microsoft Word y Google Docs.
- Gestionar y seguir los procesos contractuales con el uso de tableros de tareas y creador de reglas estandarizadas de flujo de trabajo.
Desde las solicitudes hasta las renovaciones, es vital estandarizar las cláusulas en los contratos de las empresas para una gestión de contratos rápida y fácil, y de ese modo,evitar riesgos inherentes a la naturaleza del acuerdo y de cumplimiento.
4. Automatización de la revisión y negociación de contratos
En una metodología tradicional, cada ciclo de revisión de contratos requiere innumerables correos electrónicos de ida y vuelta para compartir y discutir inquietudes. Por lo tanto, el Contract Lifecycle Management debe facilitar esta actividad.
Así, las tecnologías para la gestión de contratos, tendrán que estar diseñadas para agilizar el análisis de datos y la gestión de riesgos mediante la entrada de información automatizada y el mapeo de riesgos.
Esto ofrece muchas ventajas, ya que:
- La automatización de IA acelera el proceso de revisión de contratos y también reduce el riesgo del proceso de negociación.
- Los plazos incumplidos o los retrasos constantes son mucho menos comunes, y todas las versiones y ediciones de los contratos se guardan y se pueden recuperar en todo momento.
5. Fácil integración con otras soluciones empresariales
No es un secreto que las organizaciones enfrentan desafíos al usar CRM para administrar clientes, ERP para administrar los recursos empresariales, soluciones fiscales corporativas, legales, y otros sistemas similares que administran múltiples funciones.
En concreto, esto exige que las tendencias gestión de contratos apunten hacia una tecnología holística que optimice todos los acuerdos y operaciones relacionadas con los flujos de trabajo empresariales.
6. Ejecución de contratos con visibilidad en tiempo real
Para tomar el control de los acuerdos, las tendencias para la gestión de contratos deben contar con procesos de aprobación simplificados y basados en datos.
De esta manera, podremos:
- Enviar documentos para aprobaciones y reasignar aprobadores con facilidad.
- Agilizar el proceso de firma gracias a la integración con soluciones aceptadas a nivel mundial, como lo son Adobe Sign y DocuSign.
- Tener una visión clara a través de los paneles de control, del estado de los contratos en todo momento.
7. Información procesable para aprovechar el repositorio de contratos
El repositorio de contratos es una herramienta esencial para gestionar los documentos de forma efectiva. Las herramientas innovadoras para gestionar acuerdos deberán usar:
- Tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), para poder convertir las imágenes en texto y trabajar con documentos escaneados.
- Incorporar cuadros de mando y visualizaciones de datos mejoradas, para gestionar las obligaciones de manera centralizada en toda la cartera de negocios.
- Opción de búsqueda personalizada como función clave para encontrar documentos de acuerdo a criterios específicos.
¡Aplica tecnologías para la gestión de contratos y optimiza tus procesos!
Desde la adopción de tecnologías avanzadas hasta la aplicación de metodologías más ágiles y flexibles, las organizaciones están explorando diversas opciones para transformar su forma de manejar sus acuerdos.
En este contexto, las tendencias para la gestión de contratos están abriendo nuevas oportunidades para las empresas que buscan mejorar la eficiencia y la productividad de sus procesos.
Si deseas obtener más información para gestionar el ciclo de vida de los contratos y evitar varios problemas en su elaboración, te recomendamos que leas el siguiente artículo: Contract Lifecycle: conoce sus 4 beneficios.
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