Cómo mejorar la productividad de tu equipo legal, un tema que siempre está presente. No vamos aquí a repetir las frases que ya todos conocemos de la pospandemia, de la crisis en Europa del Este, de las posibilidades digitales, etc., etc., etc. ¡Bien sabemos que el mundo cambió, ya no es noticia!
La productividad es lo que justifica el presupuesto en tu departamento en un momento — ahora sí, diremos algo no tan obvio—, en que los departamentos legales están comenzando a demostrar que tienen un papel co-protagónico en el éxito de las organizaciones.
Quedó atrás la época en que el departamento legal se veía como un centro de costos, hoy en día, gracias a la transformación digital, las empresas líderes del mercado ven en sus departamentos legales, socios y consejeros que subsidian al directorio a la hora de planificar y tomar decisiones.
Para que puedas aprovechar esta tendencia, te vamos a dar varios consejos para que entiendas cómo mejorar la productividad de tu equipo legal.
¡Sigue leyendo!
La tecnología: clave principal y sus 7 derivados
Entonces, para comenzar a hablar sobre cómo mejorar la productividad de tu equipo legal, te diremos lo más importante: la clave es la tecnología. Todas las nuevas posibilidades de desempeño están íntimamente ligadas a que realices la transformación digital del departamento de legales.
Por lo tanto, tienes que pensar que tus principales desafíos serán preparar a tus subordinados, adquirir o contratar una herramienta, implementarla y sacarle el máximo de provecho.
Una vez dicho esto, vayamos a los 7 beneficios derivados de la tecnología que aumentan la productividad de tu equipo legal. A continuación, hablaremos de ellos.
1 - Te permite ser Customer Centricy en otro nivel
La nueva economía está marcada por la capacidad de recopilar y procesar datos, eso le dio al cliente una centralidad nunca vista. Si bien antes el centro era la venta y después fue el producto, hoy en día, es la experiencia del cliente, porque con ayuda de lo digital podemos mapear todas las etapas por la que pasa un cliente cuando contrata nuestro servicio.
Otro tema muy importante es que esta capacidad nos brinda la oportunidad de, no solo atraer nuevos clientes, sino que también de enfocarnos en retenerlos y fidelizarlos y, para este fin, las principales herramientas para este fin son los CRMs.
2 - La gestión de proyectos legales
Gestión es el tema, es por ahí por donde consigues las ventajas competitivas y tiempo útil para mejorar la productividad de tu equipo legal.
La gestión, en la nube, de todos los documentos de un caso, su producción, distribución, archivo y rápida localización cuando es necesario, en tiempo real y desde cualquier lugar a través de un dispositivo conectado a internet es, sin duda, el mejor ejemplo.
Gracias a las herramientas de Legal Management Projects puedes:
- reunir en un solo lugar a todas las personas, archivos, conocimientos, datos, tareas, cronogramas y notificaciones que rodean tus proyectos;
- protegerte contra los riesgos brindando acceso en tiempo real a paneles de control de gastos, ver tus presupuestos, actualizaciones de estado y alertas automáticas.
- sistematizar los proyectos legales y eliminar los pasos manuales para brindar servicios más rentables con menos recursos y mayores márgenes;
- combinar tareas, notificaciones, informes y paneles con flujo de trabajo, administración de documentos, colaboración y mensajería para que tu equipo y tu cliente puedan administrar proyectos, trabajar y comunicarse de manera más eficiente;
- recopilar y analizar datos históricos de asuntos en tableros e informes, para que en el futuro sepas qué recursos se necesitan, cuánto tiempo tomará cada paso y cuánto costará un proyecto.
3 - Plataformas colaborativas, trabajo remoto, información en la nube
Plataformas a las que accedemos haciendo login y en la que encontramos todas nuestras tareas en un workflow organizado e interdependiente. Nuestros compañeros de trabajo están en el mismo espacio virtual, sin que importe la geolocalización o el horario. Todo está centralizado en la nube y organizado con procesos automatizados.
Y lo más interesante de todo esto es que podemos incluir al cliente en estos equipos para que él pueda acompañar el proceso e, incluso, interactuar si es necesario y mejorar, todavía más, la productividad de tu equipo legal.
4 - Las nuevas habilidades
Adquirir nuevas habilidades para mejorar la productividad de tu equipo legal es mucho más accesible ahora gracias a la tecnología. Por eso, ahora es posible adquirir habilidades complementarias, las llamadas habilidades blandas (soft skills), para estar más preparado para el nuevo concepto del escritorio jurídico.
Se trata de habilidades más relacionadas con otros aspectos de la práctica jurídica, como por ejemplo entender más de negocios, saber comunicar nuestra oferta de servicio y hacer marketing.
También habilidades más vinculadas estrictamente a lo digital como el design thinking y el legal process improvement, dos líneas de pensamiento que tienen como objetivo perfeccionar los procesos, así como estar al día con las legaltechs.
5 - La innovación
Si bien antiguamente existía un gran miedo al cambio, hoy en día, el gran miedo de una organización es no cambiar, quedarse presa a una época que pasa sin poder reaccionar para sobrevivir económicamente.
Vivimos en lo que se denomina un entorno VICA (volátil, incierto, complejo y ambiguo), por lo tanto, si no colocamos la innovación como uno de los ejes estructuradores de una empresa, estaremos en riesgo.
El departamento legal, más que nunca, se convirtió en uno de los principales aliados de la junta directiva a la hora de trazar una estrategia. Fuera de la caja también existe el marco jurídico vigente.
6 - La propuesta de valor
Dejamos para casi el final este punto porque de la suma de todo lo anterior podemos fácilmente, generar, argumentar y divulgar una propuesta de valor diferenciada.
Aquí radica la síntesis de todo este nuevo momento, cada vez es más importante el valor que agrega tu servicio, no solo en los resultados, sino también en el proceso:
- en la forma de atender y acompañar a tu cliente;
- en el tiempo útil que tienen tus abogados y abogadas;
- en la participación activa de tu cliente que deja de ser un mero espectador;
- entre otros muchos valores agregados que puedes generar.
7 - KPIs los mejores amigos del desempeño
Y para terminar lo más importante. No es que todo lo anterior no lo sea, es que los KPIs tienen un papel diferente, son los Indicadores Clave de Desempeño, (Key Performance Indicators).
Los procesos son iterativos, la idea de la iteración es perfeccionarlos a través de la observación y los ajustes, es por eso por lo que necesitamos crear una referencia cuantificable que sea clara y comprensible. Por ejemplo, número de clientes por mes o número de casos ganados.
Puedes definir los KPIs según los objetivos y metas que te hayas fijado y para poder utilizarlos con eficiencia necesitas una herramienta de analytics. Es gracias a ellos que podemos monitorear todo el complejo tramado para mejorar la productividad del área legal de tu empresa.
Hemos llegado al final de este post en el que te damos algunos consejos sobre cómo mejorar la productividad del área legal de tu empresa, esperamos que te haya sido útil. Si quieres continuar entendiendo más sobre temas como este, lee nuestro post Gestión de contratos: cómo hacerla más eficiente.
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