Teniendo en cuenta la sexta edición recién publicada del Índice LDO del Instituto Thomson Reuters —un informe de operaciones del departamento legal — el área legal se está enfocando arduamente en tres ámbitos cruciales de sus operaciones: gastos, tecnología y administración departamental.
Los datos para este reporte se componen del análisis de gastos legales (disponibles en Legal Tracker de Thomson Reuters) que se obtienen de más de 1,500 despachos corporativos así como de una encuesta realizada por Thomson Reuters en junio del 2021, a la que respondieron 100 departamentos legales.
Siguiendo esta línea, abajo explicamos en detalle por qué la industria se está orientando a estos 3 criterios y de qué manera.
Gestión de gastos en los departamentos legales
En la gestión de gastos intradepartamentales, el 82% de los departamentos legales se identificaron como proactivos, optimizadores o predictivos en su enfoque para administrar su consumo legal con respecto a los abogados externos.
Asimismo, mostraron que el uso de acuerdos de honorarios alternativos —generalmente hasta el 20% del trabajo legal— continúa en la mayoría de las empresas.
Curiosamente, las organizaciones se mezclaron en el aumento o la disminución de los presupuestos de los departamentos legales y el gasto general de los asesores externos.
Esto demuestra que muchos departamentos legales y sus compañías todavía están lidiando con algunos de los efectos que repercuten en el rendimiento del año caracterizado por la pandemia global de 2020.
Medidas de control de costos más efectivas
Entre las mejores prácticas estándares para el control de costos, el 86% de los departamentos legales identifican la aplicación general de las pautas de facturación para reducir las tarifas y los gastos de las facturas.
Además, la contratación de asesores legales externos ocurrió en un 54% del trabajo jurídico general, medido por asuntos legales, y los abogados internos retuvieron el resto del trabajo.
Esta proporción de outsourcing es bastante constante en todos los ámbitos, sin importar el tamaño de las empresas, ya que el 48% de la labor judicial se destina a abogados externos en organizaciones pequeñas y el 56% en compañías grandes.
Tecnología legal: ¿Cuál fue el grado de adopción y las más importantes?
En cuanto al tema tecnológico, el informe de operaciones del departamento legal mostró que la adopción de legaltechs se está expandiendo a medida que estos buscan soluciones innovadoras y la digitalización de sus procesos para optimizar la eficiencia operativa y bajar los costos.
Por otro lado, el 52% de los departamentos legales aumentaron el uso de la tecnología legal durante el año pasado.
El informe también identificó 9 herramientas o soluciones clave legaltech que más de la mitad de los departamentos legales encuestados dijeron que estaban utilizando, incluyendo:
- Facturación electrónica o Gestión de gastos y asuntos: 97%.
- Firma electrónica: 80%.
- Retención legal o Retención por litigio: 65%.
- Investigación Jurídica: 74%.
- Gestión de documentos: 63%.
- Gestión de contratos: 66%.
- Descubrimiento electrónico (eDiscovery): 54%.
- Gestión de IP (IP Management): 51%.
- Inteligencia comercial legal (Legal Business Intelligence) o Dashboarding: 58%.
De forma impresionante, especialmente dada la interrupción de la pandemia de 2020, esto representó un aumento de seis innovaciones de gestión tecnológica identificadas en el informe del Índice LDO 2018.
5 principales prioridades de los departamentos legales
En la siguiente figura se evidencian las principales prioridades que enfrentan los departamentos legales en una escala ponderada, donde entre las cinco más relevantes están:
- Controlar los costos de los abogados externos.
- Centrarse en la seguridad de los datos internos.
- Usar tecnología para simplificar el flujo de trabajo y los procesos manuales.
- Centrarse en la seguridad de los datos externos: prácticas de seguridad de los asesores externos.
Administración departamental
La principal tendencia entre los departamentos legales sigue siendo la estimulación del trabajo jurídico, un desafío que se ha mantenido constante a lo largo de las seis ediciones de este informe.
En respuesta a este nivel progresivo de trabajo, el 80% de estos indicaron que ahora tienen personal dedicado a la función de operaciones legales.
Un hecho muy positivo en el informe de este año, fue el movimiento general de los departamentos jurídicos en cuanto a la necesidad de diversificar sus asesores jurídicos externos.
Esta edición del informe marca la primera vez que la mayoría de los departamentos legales determinaron que están pidiendo a sus despachos de abogados externos información sobre diversidad.
Informe de operaciones del departamento legal: ¡Pensando en el futuro!
Para aquellos departamentos legales que comparan sus operaciones jurídicas y descubren que están atrasados en cualquiera de las áreas clave a continuación, este informe de operaciones del departamento legal recomienda una serie de caminos clave, como por ejemplo:
Operaciones legales
Los que necesiten poner en marcha sus iniciativas de operaciones legales deben involucrarse con organizaciones como CLOC y ACC Legal Operations.
Tecnología legal
Por su parte, los que busquen desarrollar su destreza tecnológica deben tener un plan y buscar recursos para crear hojas de ruta tecnológicas.
Para aquellos departamentos legales que no cuentan con ninguna tecnología corporativa, es imperativo que comiencen con una solución de facturación electrónica, gestión de gastos y asuntos para ver algunos resultados positivos temprano.
En paralelo, los líderes de departamento primero deben comprender los procesos actuales y solo luego buscar tecnología basada en la nube, fácil de usar, rápida de implementar y que pueda escalar y crecer para satisfacer las necesidades actuales y futuras.
Iniciativas de diversidad
Aquellos departamentos legales que deseen comparar su progreso en diversidad deben consultar organizaciones como DiversityLab, que ofrece excelentes recursos sobre cómo comenzar.
Conclusión
Como hemos visto a lo largo de este contenido, los departamentos legales se han sumado a la tendencia de aplicar tecnología para eficientar sus procesos, reducir gastos y mejorar la operatividad interna de cara a una mejor productividad y rentabilidad sostenible.
La globalización exige digitalizar procesos para mantenerse competitivos y esto es algo que la industria legal no ha pasado por alto.
El informe de operaciones del departamento legal que hemos analizado demuestra la amplia necesidad de productos que incluyen software y herramientas de información altamente especializados para profesionales legales, fiscales, contables y de cumplimiento combinados.
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