Principios de la computación en la nube para la fuerza de trabajo remota Artículo traducido del blog jurídico global de Thomson Reuters.

Adoptar nuevas tecnologías puede parecer intimidante para los equipos que ya se enfrentan con otros desafíos. Al final, cuando surge la necesidad, es más fácil seguir con lo que usted ya conoce, ¿no es verdad? Sin embargo, con la cantidad de empleados que deben trabajar de forma remota debido a COVID-19, las organizaciones de todo el mundo se ven obligadas a adoptar soluciones más flexibles. Afortunadamente, la actualización tecnológica nunca ha sido tan fácil de implementar, gracias a las innovaciones en colaboración y a la computación en la Nube. Las herramientas basadas en la nube pueden mejorar drásticamente la eficiencia de su equipo, removiendo muchos de los dolores de cabeza a los que estaba acostumbrado. Aquí están cinco ventajas prácticas de las soluciones Cloud para su fuerza de trabajo remota.

1. Los sistemas basados en la Nube son fáciles de actualizar y mantener

Mantenerse al día con las actualizaciones de software ha sido uno de los mayores desafíos que enfrentan los despachos de abogados y las agencias gubernamentales a lo largo de los años. Sin embargo, cuando se implementan soluciones en la nube, su equipo técnico no tiene que preocuparse con las actualizaciones futuras o en mantener sus registros en el sistema. Estas actividades son ejecutadas por quien está hospedando sus datos y pueden ser realizadas prácticamente sin interrupciones. Esto puede reducir mucho el tiempo de inactividad o de interrupciones de TI que su equipo enfrentaba y evitar muchos problemas a largo plazo.

2. La información confidencial se mantiene más segura

Muchos sistemas de registros heredados se mantienen físicamente dentro del propio despacho o son guardados en las computadoras individuales de cada miembro del equipo. Con un sistema Cloud, sus ficheros e información se mantienen en un servidor aislado y extremamente seguro, con una mayor seguridad técnica que cualquier servidor particular en el que una firma podría invertir. Además, se pueden implantar medidas de seguridad adicionales, como protocolos de un inicio de sesión único (en inglés, SSO) o una red privada virtual (en inglés Virtual Private Network - VPN). Esto reduce considerablemente el riesgo de que archivos importantes sean destruidos o hurtados. Esto es extremamente importante para varias agencias gubernamentales y despachos de abogados que trabajan con información confidencial.

3. Los materiales perdidos o dañados pueden ser fácilmente recuperados

Cuando todo un equipo trabaja de forma remota, se pone a prueba la Ley de Murphy. El mal funcionamiento de las computadoras portátiles, los accidentes con café y las horas de trabajo perdidas pueden ocurrir en un abrir y cerrar de ojos. Para empeorar la situación, un equipo separado no tiene el mismo nivel de acceso a especialistas en TI que pueden resolver el problema. Pero si usted implementa un sistema de archivo basado en la nube, estas grandes calamidades se convertirán en pequeños problemas. Las computadoras conectadas pueden automáticamente hacer el respaldo (copia de seguridad) de los archivos de los casos, correos electrónicos o registros digitales en los servidores en la Nube para facilitar la recuperación en caso de que ocurra algún desastre. Usted no necesitará preocuparse si algún documento se pierde físicamente o se daña, lo cual podría ser decisivo para los equipos remotos.

4. Los sistemas basados en la Nube permiten una movilidad real, incluso offline

La implementación de un sistema de almacenamiento basado en la nube permite que usted y todo su equipo acceda a toda la información que necesita desde cualquier lugar que tenga acceso a Internet. Basta de envíos interminables de mensajes de correo electrónico entre departamentos para intentar encontrar documentos antiguos. Todos pueden encontrar lo que necesitan dentro del sistema compartido. Y si a usted le preocupan las interrupciones en Internet, sepa que la información almacenada en los servidores Cloud siempre puede ser bajada y guardada temporalmente para ser usada posteriormente offline. Con un poco de planificación, su equipo puede seguir trabajando incluso si se pierde su conexión.

5. Las herramientas colaborativas permiten que su equipo trabaje en estrecha colaboración, incluso si está físicamente distante.

Si todos usan el mismo sistema en la Nube, usted permitirá una cooperación mayor entre cada miembro del equipo y el departamento. La mayoría de las herramientas Cloud permite que varios usuarios visualicen y editen el mismo archivo al mismo tiempo. En lugar de distribuir un documento copiado con varias versiones y ediciones, todos pueden trabajar al mismo tiempo. Basta de confusiones y versiones perdidas, tenga una colaboración libre de obstáculos.

Muchas de las soluciones legales de Thomson Reuters, que son líderes en el sector, fueron proyectadas para integrarse a los sistemas de computación en la nube y ofrecer beneficios similares. Los clientes pueden encontrar una variedad de recursos de soporte de productos que le ayudarán a aprovechar al máximo sus herramientas en una configuración remota. Si usted o su equipo han tenido dificultades para adaptarse a los nuevos requisitos del trabajo remoto, es posible reconectarse y hacerse cargo de la situación con un moderno sistema en la Nube que le dará soporte, no importa adonde vaya.

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